31. Koordinasi dan Hubungan Kerja dalam Organisasi Perkantoran

Koordinasi dan Hubungan Kerja dalam Organisasi Perkantoran

KOORDINASI DAN HUBUNGAN KERJA Koordinasi dan hubungan kerja timbul dan sangat dibutuhkan sebagai konsekuensi adanya upaya untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien melalui pembagian tugas. Tugas-tugas ini diwadahkan dalam unit-unit sebagai pelaksana dan penanggung jawab satu atau beberapa fungsi. Dengan demikian setiap unit mempunyai sasaran. Akan tetapi semua pihak dalam organisasi terutama para pimpinan sangat berkepentingan agar semua unit beserta seluruh petugas dan kegiatannya termasuk sumber-sumber lainnya dapat berjalan terpadu, serasi dan selaras dalam pencapaian tujuan dan sasaran bersama.  Dari uraian tersebut di atas, jelas bahwa tujuan koordinasi dan hubungan kerja adalah terwujudnya keterpaduan, keserasian dan keselarasan kegiatan-kegiatan seluruh unit beserta komponen-komponen yang berkaitan dalam pencapaian sasaran dan tujuan organisasi. Sebagai suatu cara agar dapat terwujudnya koordinasi dan hubungan kerja antara kegiatan dari suatu satuan kerja yang satu dengan yang lainnya, sehingga terdapat suatu kesatuan gerak dan langkah dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.  Lebih rinci dapat diuraikan bahwa koordinasi dan hubungan kerja mempunyai tujuan-tujuan sebagai berikut :  (1) Terwujudnya keterpaduan dan meningkatkan kerjasama antara atasan dan bawahan, dan antar sesama anggota organisasi. (2) Bersikap tanggap terhadap setiap informasi yang diterima dan menolak berbagai masalah yang dihadapi. (3) Meningkatkan partisipasi dalam merumuskan kebijaksanaan dalam ruang lingkup tugasnya. (4) Menciptakan kondisi organisasi yang lebih baik (5) Meningkatkan efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja yang tinggi; (6) Memperbaiki kekurangan dan memberikan perhatian kepada individu dan kelompok organisasi  (7) Mengintegrasikan tercapainya tujuan pribadi dan organisasi. E. Penutup   Teknik koordinasi dan hubungan kerja di sini diartikan sebagai tata cara dan prosedur dalam melakukan atau meningkatkan koordinasi dan hubungan kerja. Agar koordinasi dan hubungan kerja dapat terlaksana dengan efektif, maka diperlukan beberapa faktor yang harus ada dalam pelaksanaan koordinasi dan hubungan kerja ini. Faktor-faktor yang mempengaruhi tersebut adalah sarana koordinasi dan hubungan kerja, pola koordinasi dan hubungan kerja dan pedoman koordinasi dan hubungan kerja. Sarana koordinasi dan hubungan kerja sebagai berikut :   a. Kebijaksanaan  Kebijaksanaan  sebagai alat koordinasi dan hubungan kerja memberikan arah tujuan yang harus dicapai oleh segenap organisasi/instansi atau unit-unitnya, pegangan atau bimbingan untuk mencapai kesepakatan sehingga keterpaduan, keselarasan dan keserasian dalam pencapaian tujuan bersama. b. Rencana        Rencana dapat digunakan sebagai alat koordinasi dan hubungan kerja karena di dalam rencana yang baik tertuang secara jelas sasaran, cara melakukan, waktu pelaksanaan, orang atau pejabat atau unit yang melaksanakan, dan lokasi pelaksanaan. c. Prosedur dan Tata kerja  Prosedur dan tata kerja pada prinsipnya dapat digunakan sebagai alat koordinasi dan hubungan kerja untuk kegiatan yang sifatnya berulang-ulang. Prosedur dan tata kerja dapat digunakan sebagai sarana koordinasi dan hubungan kerja karena di dalamnya memuat ketentuan siapa melakukan apa, kapan dilaksanakan dan dengan siapa harus berhubungan. Untuk itu prosedur perlu dimuat dalam manual, petunjuk pelaksanaan atau pedoman kerja agar mudah diikuti oleh semua pihak yang berkepentingan. d. Rapat dan Taklimat (Briefing)  Untuk menyatukan bahasa dan saling pengertian mengenai suatu masalah yang akan dikoordinasikan, rapat dapat digunakan sebagai sarana koordinasi dan hubungan kerja .  Taklimat (briefing) digunakan untuk memberikan pengarahan, memperjelas atau menegaskan suatu kebijaksanaan yang harus dilaksanakan. e. Surat Keputusan Bersama/Surat Edaran Bersama  Untuk  memperlancar penyelesaian sesuatu yang tidak dapat dilaksanakan oleh satu instansi, tetapi harus berkoordinasi dengan instansi lain, dapat diterbitkan Surat Keputusan Bersama atau Surat Edaran Bersama.  6.2. Pola Koordinasi dan  Hubungan Kerja  a. Forum           Forum dalam wujud pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat koordinasi dan hubungan kerja merupakan salah satu pola koordinasi hubungan kerja.  b. Tim, Panitia, Kelompok Kerja.  Apabila sesuatu kegiatan yang dilakukan bersifat kompleks, mendesak, multi sektor, multidisiplin, multifungsi sehingga asas fungsionalisasi secara teknis  fungsional sulit dilaksanakan, maka untuk lebih memantapkan koordinasi dan hubungan kerja dapat dibentuk Tim, Panitia, Kelompok Kerja. c. Dewan atau Badan  Dewan atau Badan sebagai wadah koordinasi dan hubungan kerja dibentuk untuk menangani masalah yang sifatnya kompleks, sulit dan terus menerus, serta belum ada sesuatu instansi yang secara fungsional menangani atau tidak mungkin dilaksanakan oleh sesuatu instansi fungsional yang ada. d. Sistem Satu Atap (One Roof System) dan Sistem Satu Pintu (One Door System)  Sistem Satu Atap (One Roof System) seperti Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap (SAMSAT) dibentuk untuk memperlancar dan mempercepat pelayanan kepentingan masyarakat yang kegiatannya diselenggarakan dalam satu gedung (satu atap). Misalnya dalam pengurusan surat kendaraan, pelayanan pembayaran pajak kendaraan bermotor dan bea balik nama diberikan Dinas Pendapatan Daerah, asuransi kecelakaan lalu lintas oleh Asuransi Jasa Raharja. Sedangkan pengurusan surat-surat kendaraan bermotor seperti BPKB dan plat nomor serta STNK diberikan kepolisian.  e. Sistem pelayanan satu pintu (One Door System)  Diselenggarakan untuk memperlancar dan mempercepat pelayanan kepentingan masyarakat oleh satu instansi yang mewakili berbagai instansi lain yang masing-masing mempunyai kewenangan tertentu atas sebagian urusan yang harus diselesaikan. Misalnya dalam proses penanaman modal yang dilakukan oleh Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM).  Di daerah terutama menyangkut perijinan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku diharapkan bisa ditangani oleh Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (Bappeda). 

Sumber : http://bdkjakarta.kemenag.go.id/index.php?a=artikel&id=888