Koordinasi
Manajemen
A.
Pengertian Koordinasi
Menurut G.R. Terry koordinasi adalah suatu
usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan
waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan
yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.
Sedangkan menurut E.F.L. Brech, koordinasi
adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan
pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu
dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu
sendiri (Hasibuan, 2007:85).
Menurut Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:89)
koordinasi adalah suatu proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha
kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di
dalam mencapai tujuan bersama.
Sementara itu, Handoko (2003:195)
mendefinisikan koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian
tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah
(departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai
tujuan organisasi secara efisien.
Menurut Handoko (2003:196)
kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam
pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan
pelaksananya. Handoko (2003:196) juga menyebutkan bahwa derajat koordinasi yang
tinggi sangat bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat
diperkirakan, faktor-faktor lingkungan selalu berubah-ubah serta saling
ketergantungan adalah tinggi. Koordinasi juga sangat dibutuhkan bagi
organisasi-organisasi yang menetapkan tujuan yang tinggi.
Hal ini juga ditegaskan oleh Handayaningrat
(1985:88) bahwa koordinasi dan komunikasi adalah sesuatu hal yang tidak
dapat dipisahkan. Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan bahwa koordinasi
dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan satu sama lain,
karena satu sama lain saling mempengaruhi.
Terdapat 3 (tiga) macam saling
ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh
James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:
1. Saling
ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence), bila satuan-satuan
organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan
kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang
memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2. Saling
ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece), di mana suatu satuan
organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain
dapat bekerja.
3. Saling
ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence), merupakan hubungan
memberi dan menerima antar satuan organisasi.
B. Masalah-Masalah
dalam Koordinasi
Peningkatan spesialisasi akan menaikkan
kebutuhan akan koordinasi. Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin
sulit bagi manajer untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari
satuan-satuan yang berbeda.
Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch
(Handoko, 2003:197) mengungkapkan 4 (empat) tipe perbedaan dalam sikap dan cara
kerja yang mempersulit tugas pengkoordinasian, yaitu:
a. Perbedaan dalam
orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan
pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi
yang baik. Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk
harus lebih diutamakan daripada kualtias produk. Bagian akuntansi melihat
pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi.
b. Perbedaan dalam
orientasi waktu.
Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah
yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Biasanya bagian
penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka
panjang.
c. Perbedaan dalam
orientasi antar-pribadi.
Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan
keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan
pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan
pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
d. Perbedaan dalam
formalitas struktur.
Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai
metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap
tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
C. Tipe-Tipe
Koordinasi
Menurut Hasibuan (2007:86-87) terdapat 2 (dua) tipe
koordinasi, yaitu:
1. Koordinasi
vertikal adalah kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan oleh
atasan terhadap kegiatan unit-unti, kesatuan-kesatuan kerja yang ada di bawah
wewenang dan tanggungjawabnya
2. Koordinasi horisontal
adalah mengkoordinasikan tindakan-tindakan atau
kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan
yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan penyatuan, pengarahan yang dilakukan
terhadap kegiatan-kegiatan dalam tingkat organisasi (aparat) yang setingkat.
D. Sifat-Sifat
Koordinasi
Menurut Hasibuan (2007:87) terdapat 3 (tiga) sifat
koordinasi, yaitu:
1. Koordinasi adalah
dinamis bukan statis.
2. Koordinasi
menekankan pandangan menyeluruh oleh seorang koordinator (manajer) dalam rangka
mencapai sasaran.
3. Koordinasi hanya
meninjau suatu pekerjaan secara keseluruhan.
Asas koordinasi adalah asas skala (hirarki) artinya koordinasi itu dilakukan menurut jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggungjawab yang disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lain. Tegasnya, asas hirarki ini bahwa setiap atasan (koordinator) harus mengkoordinasikan bawahan langsungnya.
Asas koordinasi adalah asas skala (hirarki) artinya koordinasi itu dilakukan menurut jenjang-jenjang kekuasaan dan tanggungjawab yang disesuaikan dengan jenjang-jenjang yang berbeda-beda satu sama lain. Tegasnya, asas hirarki ini bahwa setiap atasan (koordinator) harus mengkoordinasikan bawahan langsungnya.
E.
Syarat-Syarat Koordinasi
Menurut Hasibuan (2007:88) terdapat 4 (empat) syarat
koordinasi, yaitu:
1. Sense of cooperation
(perasaan untuk bekerjasama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian
bidang pekerjaan, bukan orang per orang.
2. Rivalry,
dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara
bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.
3. Team
spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai.
4. Esprit
de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau
dihargai, umumnya akan menambah
kegiatan yang bersemangat.
Koordinasi adalah suatu istilah yang mengandung
pengertian koperasi (cooperation), sebab tanpa adanya koperasi tidak mungkin
dapat dilakukan. Mc. Farland (Handayaningrat, 1985:90) mendefinisikan koperasi
merupakan kehendak dari individu-individu untuk menolong satu sama lain. Namun
antara koordinasi dan koperasi berbeda. Menurut Handayaningrat (1985:90) pada
koperasi terdapat unsur kesukarelaan atau sifat suka rela (voluntary attitude)
dari orang-orang di dalam organisasi. Sedangkan koordinasi tidak terdapat unsur
kerjasama secara suka rela, tetapi bersifat kewajiban (compulsory).
F. Ciri-Ciri
Koordinasi
Menurut Handayaningrat (1985:89-90) koordinasi mempunyai
ciri-ciri sebagai berikut:
1. Bahwa
tanggungjawab koordinasi adalah terletak pada pimpinan. Oleh karena itu,
koordinasi adalah merupakan tugas pimpinan. Koordinasi sering dicampur-adukkan
dengan kata koperasi yang sebenarnya mempunyai arti yang berbeda. Sekalipun
demikian pimpinan tidak mungkin mengadakan koordinasi apabila mereka tidak
melakukan kerjasama. Oleh kaerna itu, maka kerjasama merupakan suatu syarat
yang sangat penting dalam membantu pelaksanaan koordinasi.
2. Adanya proses
(continues process). Karena koordinasi adalah pekerjaan pimpinan yang bersifat
berkesinambungan dan harus dikembangkan sehingga tujuan dapat tercapai dengan
baik.
3. Pengaturan secara
teratur usaha kelompok. Oleh karena koordinasi adalah konsep yang ditetapkan di
dalam kelompok, bukan terhadap usaha individu, maka sejumlah individu yang
bekerjasama, di mana dengan koordinasi menghasilkan suatu usaha kelompok yang
sangat penting untuk mencapai efisiensi dalam melaksanakan kegiatan organisasi.
Adanya tumpang tindih, kekaburan dalam tugas-tugas pekerjaan merupakan pertanda
kurang sempurnanya koordinasi.
4. Konsep kesatuan
tindakan. Hal ini adalah merupakan inti dari koordinasi. Kesatuan usaha,
berarti bahwa harus mengatur sedemikian rupa usaha-usaha tiap kegiatan individu
sehingga terdapat adanya keserasian di dalam mencapai hasil.
5. Tujuan koordinasi
adalah tujuan bersama, kesatuan dari usaha meminta suatu pengertian kepada
semua individu, agar ikut serta melaksanakan tujuan sebagai kelompok di mana
mereka bekerja.
G.
Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif
Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi
secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi.
Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan
informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Tiga
Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif:
1. Pendekatan
Pertama: TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR
Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar :
hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan
serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.
2. Pendekatan
Kedua: MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL
Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi
menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
3. Pendekatan Ketiga: MENGURANGI
KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI
Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk
mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan
penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau
penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri
sendiri.
H. Mekanisme
– Mekanisme Pengkoordinasian Dasar
Dalam pengkoordinasian dasar kita harus
mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan
1. Hirarki
manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag
formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan
integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan
yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk
menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang
efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
3. Rencana dan penetapan
tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui
pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini
diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh
informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan
satuan-satuan oraganisasi.
I.
Pedoman Koordinasi
1.
Koordinasi harus terpusat, sehingga ada unsur pengendalian guna
menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang
telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari
orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.
2.
Koordinasi harus terpadu, keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang
saling mengisi dan memberi.
3.
Koordinasi harus berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling
menyambung, selalu terjadi selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya
keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.
4.
Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional, dengan ujud
saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang
tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.
J.
Kebaikan dan Hambatan Koordinasi
yang efektif
Kebaikan :
1.
Beban tiap bagian tidak terlalu berat, karena adana keseimbangan antar bagian.
2.
Tiap bagian akan memperoleh informasi yang jelas dalam partisipasi pencapaian
tujuan dan tahu perannya masing-masing sehingga dapat memberikan saran dan
komentar terhadap kemungkinan ketidakserasian antar bagian.
3.
Skedul kerja saling terkait sehingga menjamin penyelesaian pekerjaan tepat pada
waktunya.
Kelemahan
:
1.
Perbedaan tiap bagian dalam orientasi pencapaian tujuan.
2.
Perbedaan dalam orientasi waktu.
3.
Perbedaan orientasi antar pribadi.
4.
Perbedaan dalam formalitas struktur.
K.
Pendekatan untuk mencapai Koordinasi
yang efektif
1. Menggunakan
pendekatan teknik-teknik dasar manajemen yang berupa hirarki
manajerial, rencana dan tujuan sebagai dasar bertindak.
Hirarki manajerial terdiri atas rantai perintah, aliran
informasi dan kerja, wewenang formal, hubungan tanggung jawab, dan akuntabilitas
yang jelas sehingga menimbulkan integritas bila diformulasikan dengan jelas
serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
Aturan dan prosedur adalah keputusan-keputusan yang
dibuat untuk mengatur kejadian-kejadian rutin.
Rencana dan penetapan tujuan dilakukan untuk
pengkoordinasian melalui pengarahan dalam mencapai sasaran yang sama untuk tiap
satuan organisasi.
2. Meningkatkan
koordinasi potensial bila tiap bagian saling tergantung satu dengan
lainnya serta lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat
ditingkatkan dengan melalui dua cara, yaitu
a)
Sistem informasi vertikal, penyaluran data-data melalui
tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi ini bisa di dalam atau diluar rantai
perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan
seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk
meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan
pengawasan.
b)
Hubungan lateral (horizontal), dengan membiarkan informasi
dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat dimana informasi diperlukan.
Secara umum ada beberapa hubungan lateral :
a.
Hubungan langsung
b.
Hubungan kelompok langsung
c.
Hubungan silang
Sedangkan secara khusus dijelaskan
bahwa ada beberapa hubungan lateral yaitu:
1.
Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas
dan efisiensi kerja.
2.
Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga
mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
3.
Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan
pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk
masalah-masalah khusus.
4.
Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau
proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan
tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
5.
Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan
anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini
diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di
atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
6.
Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan
penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
3. Mengurangi
kebutuhan akan koordinasi, ada dua metode pengurangan kebutuhan
koordinasi, yaitu :
a.
Penciptaan sumber daya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja,
misal penambahan kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan
masalah-masalah yang timbul sekarang.
b.
Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan mengubah karakter
satuan organisasi.
Sumber : http://farida-datakuliah.blogspot.com/2012/12/koordinasi-manajemen-pengantar-manajemen.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar